7 roles of an event organizer The following are seven roles of an event organizer: 1. Managing event planning Event organizers work in tandem with clients during planning to tightly manage all aspects of the event. They are in charge of securing that the event goes as expected and that everyone involved in it performs their part well. Some facets of the planning process include: budget allocation arranging for the venue working out the food menu design and printing of event materials collaborating with subcontractors. 2. Managing budget issues Before event organizers can begin the planning process, they typically ask the client for an estimation of their budget. They can also make suggestions to the client for budget modifications according to their expectations. They guarantee getting the best offers from caterers and local venues. Event organizers subsequently hire skilled individuals without exceeding the limits of the budget. 3. Transportation & lodging of guests At times, event organizers offer transportation services to assist guests with getting to the venue. They can provide accommodation services as well, or make agreements with lodging providers in case the event lasts longer. Event organizers also ensure they arrange for the best deals within the confines of the client’s budget. 4. Choosing the venue As an event organizer, you may work closely with your client to determine the best venue for your event. Clients may prefer larger or smaller venues, in accordance with their requirements. Event organizers can create lists of candidate venues, and inspect venues so that they ensure they meet their client’s specifications. 5. Communicating & network development Event organizers can communicate with venue staff to ensure their events turn out even more efficient. They build networks with other event organizers or clients so that they can collaborate. Event organizers can also use advice and suggestions from other professionals to help make the projects they’re working on even more successful. 6. Supervision of event setups Event organizers supervise the setting and the aesthetics for their organized events. They also manage equipment like projectors or sound systems. They seek ways to keep participants entertained and engaged. 7. Selection of event speakers (if required) If the event is a conference or a seminar, event organizers help clients select speakers relevant to the topics and aims of the event. Event organizers help confirm availability of the speakers and ensure everything happens as scheduled. If there is a need for any date changes, event organizers make sure they inform the speakers accordingly.
Blog

Blog

«Όσο οι πελάτες εμπιστεύονται τους συνεργάτες τους, τόσο η επικοινωνία θα απογειώνεται»

«Όσο οι πελάτες εμπιστεύονται τους συνεργάτες τους, τόσο η επικοινωνία θα απογειώνεται»

Δηλώσεις του Βασίλη Μεντζελόπουλου με αφορμή τα Event Awards

Ποιες είναι οι τάσεις που διαμορφώνουν την επόμενη μέρα των events, τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι των εκδηλώσεων αλλά και ποια η συμβολή των Event Awards για την ανάδειξη του events industry; Ο Βασίλης Μεντζελόπουλος, μέλος της κριτικής επιτροπής των βραβείων και Managing Director της Amuse, αναφέρει:

«Η τεχνολογία εδώ και αρκετά χρόνια είναι η κυρίαρχη τάση στις ζωές όλων μας. Τα events είναι κομμάτι του πραγματικού κόσμου, άρα ζούμε σε μια καταπληκτική νέα εποχή με καινοτομία και δράση online και offline που κάθε μέρα, είναι η επόμενη μέρα και ένα βήμα παρακάτω σε νέες εμπειρίες. Εκδηλώσεις που πριν απευθύνονταν σε 200 ανθρώπους σε μια αίθουσα, τώρα μπορούν να ενημερώσουν και να εμπνεύσουν δεκάδες χιλιάδες συνεργάτες τους online. Ατέλειωτες ώρες βίντεο live εκδηλώσεων που παρέμεναν κάποτε στο ιστορικό υλικό των εταιρειών, τώρα αποτελούν υλικό έμπνευσης του brand του πελάτη για μήνες, και προβάλλεται ξανά και ξανά. Όσο οι πελάτες εμπιστεύονται τους συνεργάτες τους και τις καινοτομίες μέσων που τους προτείνουν, τόσο η επικοινωνία θα απογειώνεται, με όφελος τελικά στον τελικό αποδέκτη. Ο κλάδος των events αποτελείται από ομάδες και μονάδες καταπληκτικών ανθρώπων, οιοποίοι καταθέτουν τον καλύτερο εαυτό τους κάθε μέρα. Όσο υπάρχουν άνθρωποι, αξίες σαν την επιβράβευση αποτελούν θεμελιώδεις λίθους της εξέλιξης. Εύγε για την πρωτοβουλία διοργάνωσης των Event Awards, και ίσως θα ήταν καλή ιδέα για το μέλλον, μια διεθνής γέφυρα με κάποιον από τους παγκόσμιους οργανισμούς/θεσμούς στον κλάδο μας»

Τα Event Awards 2021 θα δέχονται υποψηφιότητες μέχρι και την Τετάρτη 28 Ιουλίου. Πληροφορίες στο www.eventawards.gr